第3章 货币资金

货币资金，是指在小企业生产经营过程中处于货币形态的那部分资金，按其形态和用途的不同可分为库存现金、银行存款和其他货币资金。货币资金是小企业中最活跃的资金，流动性强，是小企业的重要支付手段和流通手段，因而是流动资产的审查重点。

3.1 库存现金

3.1.1 现金的定义和特征

库存现金，也称现金，是指小企业持有可随时用于支付的，存放在小企业财会部门由出纳人员经管的现金，包括人民币现金和外币现金。

库存现金作为货币资金的重要组成部分，具有以下特征：

1. 货币性，是指现金具有的货币属性，即它起着交易的媒介、价值衡量的尺度、会计记录的货币单位的作用。
2. 通用性，是指现金可以被小企业直接用来支付其各项费用或者偿还其各项债务。
3. 流动性，是指现金的使用一般不受任何约定的限制，可以在一定范围内自由流动。现金是小企业资产中流动性最强的货币性资产。

3.1.2 现金管理的内容和现金的内部控制

1. 现金管理的内容

现金是小企业流动性最强的货币性资产，加强对现金的管理，保护现金的安全完整，对小企业具有十分重要的意义。小企业必须按照《现金管理暂行条例》的规定进行现金结算，并接受开户银行的监督。《现金管理暂行条例》的主要内容如下

1. 规定了现金的使用范围。

   用现金支付的款项有如下几项。

   1. 职工工资、津贴。
   2. 个人劳务报酬。
   3. 根据国家制度条例的规定，颁发给个人的科学技术、文化艺术、体育等方面的各种奖金。
   4. 各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人的其他支出。
   5. 向个人收购农副产品和其他物资的价款。
   6. 出差人员必须随身携带的差旅费。
   7. 结算起点（1 000元）以下的零星支出。
   8. 中国人民银行确定需要现金支付的其他支出。

   小企业与其他单位的经济往来，除了上述规定的范围，其余全部应通过银行进行转账结算。

2. 规定了现金限额。

   为了加强现金管理，减少闲置的现金，通常由开户银行核定企业库存现金的最高限额。库存现金限额，是指国家规定由开户银行给各单位核定的一个保留现金的最高额度。核定单位库存现金限额的原则是，既要保证日常零星现金支付的合理需要，又要尽量减少现金的使用。开户单位由于经济业务发展需要增加或减少库存现金限额，应按必要手续向开户银行提出申请。

   根据我国的现行规定，企业日常零星开支所需要的库存现金数额由开户银行根据企业的实际情况来核定。一般不超过企业3～5天的日常零星开支的需要量，而离银行较远、交通不便的企业，虽可以放宽限额，但最长也不得超过15天的日常零星开支。库存现金限额一经核定，企业必须严格遵守，不能任意超出，超出限额的现金应及时存入银行。如若情况变化，企业需要增加或减少库存现金限额的，应向开户银行提出申请，由银行核定。

3. 规定了日常现金收支的管理。
   1. 企业现金收入应当于当日送存开户银行。当日送存确有困难的，由开户银行确定送存时间。
   2. 企业支付现金，可以从本单位库存现金限额中支付或者从开户银行提取，不得从本单位的现金收入中直接支付（即坐支）。因特殊情况需要坐支现金的，应当事先报经开户银行审查批准，由开户银行核定坐支范围和限额。坐支单位应当定期向开户银行报送坐支金额和使用情况。
   3. 企业从开户银行提取现金，应当写明用途，由本单位财会部门负责人签字盖章，经开户银行审核后，予以支付现金。
   4. 因采购地点不固定，交通不便，生产或者市场急需，抢险救灾以及其他特殊情况必须使用现金的，开户单位应当向开户银行提出申请，由本单位财会部门负责人签字盖章，经开户银行审核后，予以支付现金。

2. 现金的内部控制

现金的流动性最强，最容易转化为其他资产，容易发生利用现金进行舞弊、欺诈、挪用，甚至贪污盗窃等不法行为。因此，小企业应加强现金的内部控制。

1. 钱账分管制度。

   钱账分管制度，也就是岗位分工制度，明确相关部门和岗位的职责权限，确保不相容岗位相互分离、制约和监督。该制度的宗旨是不得由一人办理货币资金业务的全过程。货币资金的岗位分工制度要求建立出纳人员、审批人员、专用签章的保管人员、会计人员、稽核人员、会计档案保管人员以及货币资金清查人员的责任制度。体现在以下几个方面。

   1. 现金的收付及保管应由被授权的出纳人员负责，其他人员不得接触。
   2. 出纳人员不得负责总分类账的登记和保管。
   3. 出纳人员不得负责非现金账户的记账工作。
   4. 出纳人员应与负责现金清查盘点人员和负责与银行对账的人员相分离等。
2. 库存现金开支审批制度。

   库存现金开支审批制度，即库存现金的授权审批制度。其主要内容如下。

   1. 明确企业库存现金开支范围。
   2. 明确各种报销凭证，规定各种库存现金支付业务的报销手续和方法。
   3. 明确各种库存现金支出的审批权限等。
3. 库存现金日清月结制度。

   “现金日记账”要做到日清，是指出纳人员应对当日的库存现金收付业务全部登记库存现金日记账，结出当日发生额和账面余额，并与库存现金的实存金额进行核对，做到账款相符；月结，是指出纳人员必须对库存现金日记账按月核对。

3.1.3 现金的核算

为了序时和详细地反映现金的收入、支出和结余情况，便于检查现金收支活动的合理性和合规性，防止差错，保护现金安全，小企业必须设置“库存现金日记账”。“库存现金日记账”由出纳人员根据审核后的收款凭证和付款凭证，按照业务发生的顺序，逐笔登记；每日终了，结出余额，并将结余数和实际库存数进行核对，做到账款相符。有外币现金的小企业，应分别按照人民币和各种外币设置“库存现金日记账”进行明细分类核算。

为了总结核算和监督现金的收入、支出和结余情况，小企业应设置库存现金科目，进行总分类核算。本科目用以核算小企业库存现金的增减变动及结余情况，是资产类科目。借方反映小企业库存现金的增加数；贷方反映小企业库存现金的减少数；余额在借方，表示小企业实际持有的库存现金。小企业增加库存现金时，借记库存现金科目，贷记银行存款等科目；小企业减少库存现金时，借记银行存款等科目，贷记库存现金科目。小企业有内部周转使用备用金的，可以单独设置备用金科目。

3.1.4 现金的清查

为了保证现金的账实相符和安全完整，小企业除了出纳人员每日终了结算现金收支外，还需要定期和不定期进行现金清查。现金清查的方法主要是实地盘点，将现金实存数与现金日记账进行核对，将清查结果编制现金盘点报告表。如发现有待查明原因的现金短缺或溢余，应通过待处理财产损溢科目核算：属于现金短缺，应按实际短缺的金额，借记待处理财产损溢—待处理流动资产损溢科目，贷记库存现金科目；属于现金溢余，按实际溢余的金额，借记库存现金科目，贷记待处理财产损溢—待处理流动资产损溢科目。待查明原因后分情况做以下处理。

1. 如为现金短缺，属于应由责任人赔偿的部分，借记其他应收款—应收现金短缺款科目，贷记待处理财产损溢—待处理流动资产损溢科目；属于无法查明的其他原因，根据管理权限，经批准后处理，借记管理费用—现金短缺，贷记待处理财产损溢—待处理流动资产损溢科目。
2. 如为现金溢余，属于应支付给有关人员或单位的部分，借记待处理财产损溢—待处理流动资产损溢科目，贷记其他应付款—应付现金溢余科目；属于无法查明原因的现金溢余，经批准后处理，借记待处理财产损溢—待处理流动资产损溢科目，贷记营业外收入—现金溢余科目。

3.2 银行存款

3.2.1 银行存款账户的开设与管理

1. 银行存款账户的开设

银行存款，是指小企业存放在银行和其他金融机构的货币资金。小企业除了在规定限额内保留少量现金外，其余的货币资金必须全部存入银行。小企业的一切货币收支，除了在规定范围内使用现金结算外，都必须通过银行办理转账结算。因此，凡实行独立核算的小企业，都必须在银行开设账户，办理生产经营活动的资金收支业务。

按照国家现金管理和结算制度的规定，每个小企业都要在银行开立账户，用来办理存款、取款和转账结算。银行存款账户分为基本存款账户、一般存款账户、临时存款账户和专用存款账户。

基本存款账户，是指企业办理日常转账结算和现金收付的账户。小企业因工资、奖金等现金的支取，只能通过该账户办理。一个企业只能选择一家银行开立一个基本存款账户。

一般存款账户，是指企业因借款或其他结算需要，在基本存款账户以外的银行开立的账户，一般存款账户可以办理转账结算和现金缴存，但不能提取现金。

临时存款账户，是指企业因临时生产经营活动的需要而开立的账户。如异地产品展销、临时性采购资金等。

专用存款账户，是指企业因特定用途需要所开立的账户，如基本建设项目专项资金、农副产品资金等。小企业的销售款项不得转入专用存款账户。

2. 银行存款账户的管理

小企业应加强对银行存款账户的管理，正确使用银行存款账户，要遵守以下规定：

1. 认真贯彻执行国家的政策法令，遵守银行信贷结算和现金管理规定，银行检查时，开户单位应提供账户使用情况的有关资料。
2. 开设基本存款账户时，实行开户许可证制度，必须凭中国人民银行当地分支机构核发的开户许可证办理，不得为还贷、还债和套取现金而多头开立基本存款账户。任何单位和个人不得将单位的资金以个人名义开立账户存储。
3. 各单位在银行开立的账户只供本单位业务经营范围内的资金收付，不得出租、出借或转让给其他单位或个人使用。
4. 各单位在银行的账户必须有足够的资金保证支付，不准签发空头或远期支票，不允许套取银行信用。
5. 及时办理往来结算业务，按照规定与银行对账单进行核对，如有不符应及时查明原因，进行处理。

3.2.2 银行存款的核算

银行存款的核算分为序时核算和总分类核算。为了逐日逐笔检查和监督银行存款的收入、支出和结余情况，小企业应当按照开户银行和其他金融机构存款种类等设置“银行存款日记账”；由出纳人员根据收付款凭证，按照业务的发生顺序逐笔登记，每日终了，应结出余额。有外币存款的小企业，应分人民币和各种外币设置“银行存款日记账”。

为了进行银行存款的总分类核算，应设置银行存款科目，借方登记银行存款的增加数，贷方登记银行存款的减少数，借方余额表示银行存款的结余数。小企业增加银行存款时，借记银行存款科目，贷记相关科目；小企业减少银行存款时，借记相关科目，贷记银行存款科目。

3.2.3 银行存款的对账

为了查明银行存款的实际余额，小企业应定期将银行存款日记账与银行对账单进行核对，至少每月核对一次，两者不一致时，必须逐笔清查。属于记账错误的，应及时通知银行或企业更正；属于未达账项的，应编制“银行存款余额调节表”调节相符。未达账项通常有以下4种情况。

1. 企业已收款记账，银行尚未收款记账。
2. 企业已付款记账，银行尚未付款记账。
3. 银行已收款记账，企业尚未收款记账。
4. 银行已付款记账，企业尚未付款记账。

银行与小企业账面余额不符时，需要核对检查。将小企业银行存款日记账和银行提供的对账单逐笔核对，双方一致的记录，在对账单和日记账上同时做标记，表示核对相符。只有一方有的记录，则视为未达账项，不做标记，留作调节平衡。未达账项的调节平衡，一般通过编制“银行存款余额调节表”进行。

编制银行存款余额调节表有两种方法。一是编制简单调节表，即就某月银行对账单余额与小企业账面余额的差异做简单的加减调节。二是编制四栏式调节表，即将该表分四栏调节小企业账面余额与银行账面存款的期初余额、本期收入、本期支出和期末余额。我国小企业通常采用第一种方法，即编制简单调节表。

银行存款经过调节后，小企业与银行双方余额必然相符。如果不符，则要查明原因，并与银行联系更正错账。银行存款余额调节表，可用来核对项目，但不能作为账务处理的依据，应同对账单装订在一起，加以保存，以备日后查阅。

3.3 其他货币资金

3.3.1 其他货币资金的内容

其他货币资金，是指小企业除了库存现金和银行存款之外的货币资金，包括外埠存款、银行汇票存款、银行本票存款、信用卡存款、信用证保证金存款、存出投资款等。

外埠存款是企业到外地进行临时零星采购时，汇往采购地银行开立采购专户的款项；银行汇票存款是企业为取得银行汇票按照规定存入银行的款项；银行本票存款是企业为取得银行本票按照规定存入银行的款项；信用卡存款是企业为取得信用卡按照规定存入银行的款项；信用证保证金存款是企业存入银行作为信用证保证金专户的款项；存出投资款是指企业已经存入证券公司但尚未进行投资的货币资金。

3.3.2 其他货币资金的核算

为了正确、及时地对其他货币资金进行核算，应设置其他货币资金科目，它属于资产类账户，借方反映其他货币资金的增加数，贷方反映其他货币资金的减少数。此外，本科目设置外埠存款 银行汇票存款 银行本票存款 信用卡存款 信用证保证金存款 存出投资款等明细科目，并按外埠存款的开户行，银行汇票或本票、信用证的收款单位等设置明细账。

1. 外埠存款

小企业将款项委托当地银行汇往采购地开立专户时，借记其他货币资金—外埠存款科目，贷记银行存款等科目；收到采购人员交来购货发票等报销凭证时，借记材料采购等科目，贷记其他货币资金—外埠存款科目；将多余款项转回时，借记银行存款科目，贷记其他货币资金—外埠存款科目。

2. 银行汇票存款

小企业为取得银行汇票，应按规定填制“银行汇票委托书”，并将其送交至银行。取得银行汇票时，根据银行盖章的委托书存根联，借记其他货币资金—银行汇票存款科目，贷记银行存款科目；小企业使用银行汇票后，应根据发票账单及开户行转来的银行汇票第四联等凭证，借记材料采购等科目，贷记其他货币资金—银行汇票存款科目；如有多余款或因汇票超过付款期等原因发生退回时，借记银行存款科目，贷记其他货币资金—银行汇票存款科目。

3. 银行本票存款

小企业为取得银行本票，应按规定填制“银行本票申请书”，并将款项交存银行。取得银行本票时，根据银行盖章的委托书存根联，借记其他货币资金—银行本票存款科目，贷记银行存款科目；小企业使用银行本票后，应根据发票账单及开户行转来的银行汇票第四联等凭证，借记材料采购等科目，贷记其他货币资金—银行本票存款科目；如有多余款或因本票超过付款期等原因发生退回时，借记银行存款科目，贷记其他货币资金—银行本票存款科目。

4. 信用卡存款

小企业申领信用卡，应按规定填制申请表，并按银行要求交存备用金，然后银行开立信用卡存款账户，发给信用卡。小企业根据银行盖章退回的交存备用金的进账单，借记其他货币资金—信用卡存款科目，贷记银行存款科目；小企业在收到开户银行转来的信用卡存款的付款凭证及所附发票账单，经核对无误后，借记管理费用等科目，贷记其他货币资金—信用卡存款科目；信用卡在使用过程中，需要向其账户续存资金时，借记其他货币资金—信用卡存款科目，贷记银行存款科目；小企业持卡人不需要继续使用信用卡时，应持信用卡主动到发卡银行办理销户，借记银行存款科目，贷记其他货币资金—信用卡存款科目。销户时，信用卡账户余额转入基本存款账户，不得提取现金。

5. 信用证保证金存款

小企业向银行申请开立信用证，应按规定向银行提交开证申请书、信用证申请人承诺书和购销合同。小企业将信用证保证金交存银行时，应根据银行盖章退回的“信用证申请书”回单，借记其他货币资金—信用证保证金科目，贷记银行存款科目；根据供货单位信用证结算凭证及所附发票账单，借记材料采购等科目，贷记其他货币资金—信用证保证金科目；将未用完的信用证保证金存款转回开户银行时，借记银行存款科目，贷记其他货币资金—信用证保证金科目。

6. 存出投资款

存出投资款是指小企业已存入证券公司但尚未进行短期投资的现金。小企业向证券公司划出的资金，应按照实际划出的金额，借记其他货币资金—存出投资款科目，贷记银行存款科目；购买股票、债券等时，按实际发生的金额，借记交易性金融资产等科目，贷记其他货币资金—存出投资款科目。

3.4 《小企业会计准则》与《企业会计准则》在货币资金及应收款项的会计核算上的差异

《小企业会计准则》与《企业会计准则》在货币资金及应收款项的会计核算上的差异主要体现在核算理念与处理细节上。前者以简化操作为导向，旨在减轻小企业的财务核算负担；后者则更注重信息的完整性与决策相关性，要求更为严格和系统。

在库存现金和银行存款的核算中，两类准则的日常账务处理基本一致。主要区别反映在现金流量表的编制过程中：《企业会计准则》明确区分“现金”与“现金等价物”，将短期内到期的流动性投资纳入其中；而《小企业会计准则》不作此类区分，处理更为简便。此外，对无法查明的现金短缺，两类准则在计入科目上也存在细微差异：《小企业会计准则》一般计入营业外支出，而《企业会计准则》则倾向于计入管理费用。

两者最显著的差异体现在其他应收款的减值处理上。《小企业会计准则》采用“直接法”，即在确有证据表明款项无法收回时，才直接核销并计入营业外支出。该方法虽简单易行，但可能高估资产价值，无法及时反映潜在风险。

相反，《企业会计准则》强制采用“备抵法”，遵循权责发生制和谨慎性原则，要求企业于每个会计期末评估其他应收款的信用风险，计提坏账准备，并确认信用减值损失。在资产负债表中，其他应收款以其账面余额减去坏账准备后的净值列报。该方法虽能更真实地反映资产价值，但对企业的专业判断与信息披露提出更高要求，例如需在附注中说明账龄结构、坏账计提政策等细节。